Det svåra är inte tekniken

Ett PSA-system fungerar från dag ett. Det som tar tid är besluten: hur era avtal ska se ut i systemet, vem som får godkänna vad, vilka kategorier som ska finnas och hur tid ska registreras.

De besluten kan ingen leverantör fatta åt er. Vi kan visa hur andra nordiska MSP:er löst det och säga vad som brukar fungera, men valen är era.

Det är också därför projekt drar ut i tid. Inte för att konfigurationen är svår, utan för att någon behöver bestämma.

Vad ni bör förbereda

En förteckning över era avtalstyper. Alla, inklusive de två kunderna med specialupplägg. Undantagen är det som brukar bryta konfigurationen, och de upptäcks helst före och inte efter.

Era prislistor. Vilka priser gäller för vem, och vad händer utanför kontorstid?

En utsedd systemägare. En person med mandat att fatta beslut. Det här är den enskilt viktigaste förberedelsen.

Ett svar på vad ni vill uppnå. Kortare handläggning? Högre debiteringsgrad? Sluta läcka tid? Målet styr konfigurationen mer än man tror.

Lista över integrationer. Ekonomisystem, övervakning, dokumentation och Microsoft 365 – med uppgift om vem som äger respektive system hos er.

Faserna

Kartläggning. Vi går igenom affärsmodell, avtalstyper, kundstruktur och verktygsstack. Slutar med en konkret plan och ett fast pris.

Grundkonfiguration. Kunder, avtalsmodeller, prislistor, ärendetyper, SLA och behörigheter.

Integrationer. Ekonomisystem först – det är där tidsvinsten är störst. Därefter övervakning och dokumentation.

Kundportal. Vitmärkt portal, tjänstekatalog och godkännandeflöden.

Automatisering. Tilldelning, eskalering och återkommande fakturering. Börja litet – se automation.

Verifiering och utbildning. Ni testar mot verkliga fall innan driftsstart, och både tekniker och administratörer utbildas.

Driftsstart och uppföljning. Vi följer upp efter några veckor och justerar det som skaver.

Varför projekt drar ut i tid

Ingen äger besluten. När varje fråga ska förankras i en grupp står projektet stilla mellan mötena. En systemägare med mandat halverar ledtiden.

Avtalen visar sig vara fler än man trodde. Kartläggningen avslöjar ofta upplägg som vuxit fram utan att någon bestämt dem. Det är nyttigt att upptäcka, men det tar tid.

Allt ska med från start. Projekt, offerter, avancerad rapportering och fem integrationer i första releasen är ett säkert sätt att skjuta upp driftsstarten.

Utbildningen bokas för sent. Ett system teknikerna inte hunnit lära sig upplevs som sämre än det gamla i två månader, oavsett hur bra det är.

Börja mindre än ni tror

Det vanligaste rådet vi ger, och det som följs minst ofta.

Få ärendehanteringen, tidregistreringen, avtalen och faktureringen att fungera först. Det är där pengarna finns. Projekt, offertflöden och avancerad rapportering kan komma i steg två, när ni vet hur ni faktiskt använder systemet.

En verksamhet i drift efter sex veckor som byggs ut löpande slår ett perfekt projekt som startar efter sex månader.

Vi har gjort det själva

MSP Nordics driver hela sin verksamhet i HaloPSA – servicedesk, avtal, tidrapportering och fakturering.

Vi vet därför vilka konfigurationer som håller när kundstocken växer, och vilka som ser bra ut i en demo och blir jobbiga efter ett halvår. Vi är Nordens största distributör av Halo och arbetar i er tidszon.

Ska ni byta från ett befintligt system, se migrering till HaloPSA. Vill ni först reda ut vad ett PSA ska göra finns genomgången under PSA.