Kartläggningen är arbetet

Den vanligaste missuppfattningen är att en migrering handlar om att flytta data. Det gör den inte. Den handlar om att bestämma hur ni ska arbeta i det nya systemet.

Det som måste redas ut först: era faktiska avtalstyper med alla undantag, vilka prislistor som gäller för vem, hur ärenden ska kategoriseras och vilka integrationer som ska finnas på plats från dag ett.

Hoppar man över det steget flyttar man med sig problemen i stället för att lösa dem. En migrering är ett av få tillfällen då det är både tillåtet och billigt att rätta gammal struktur.

Vad som flyttas

Kunder och kontaktpersoner. Hela kundregistret med organisationsstruktur och kontaktuppgifter.

Avtal och prislistor. Det känsligaste momentet, eftersom det är här faktureringen hänger. Verifieras alltid manuellt mot ett urval.

Tillgångar. Hårdvara, licenser och förnyelsedatum per kund.

Ärendehistorik. Öppna ärenden i sin helhet, avslutade i den omfattning ni väljer.

Kunskapsartiklar. Ofta ett bra tillfälle att rensa – mycket av det som ligger där stod rätt för tre år sedan.

Vad som bör lämnas kvar

Frågan vi får oftast är hur långt bak i tiden man ska gå. Svaret är nästan alltid kortare än man först tror.

Två till tre års ärendehistorik täcker i praktiken allt någon behöver slå upp. Tio års arkiv gör migreringen dyrare, systemet trögare och sökresultaten sämre.

Lämna också kvar: kunder ni inte längre har, avtalstyper ni slutat sälja och kategorier ingen använt på år. Behåll det gamla systemet i läsläge en period i stället.

Så går det till

1. Kartläggning. Vi går igenom er affärsmodell, avtalstyper, kundstruktur och integrationer.

2. Konfiguration. Avtalsmodeller, prislistor, SLA, kundportal, arbetsflöden och integrationer mot RMM och ekonomisystem sätts upp.

3. Testmigrering. Datan flyttas till en testmiljö först. Ingenting rörs i er skarpa drift.

4. Verifiering. Ni kontrollerar mot verkligheten – stämmer avtalen, blir fakturaunderlaget rätt, hittar teknikerna det de behöver? Här behöver ni avsätta tid.

5. Utbildning. Tekniker och administratörer utbildas innan övergången, inte efter.

6. Skarp övergång. Normalt över en helg. Vid behov kör vi parallellt en period så att ingen fakturering hamnar mellan stolarna.

Var det brukar gå fel

Avtalen verifieras inte tillräckligt. Fel i prislistor upptäcks först vid första faktureringen, och då hos kunden. Testa mot ett urval verkliga fall före övergången.

För mycket historik. Se ovan. Det kostar mer än det ger.

Ingen ägare hos er. Någon måste kunna fatta beslut om avtalsstruktur. Utan den personen står projektet stilla i väntan på svar.

Utbildning i sista minuten. Ett system som teknikerna inte hunnit lära sig upplevs som sämre än det gamla i två månader, oavsett hur bra det är.

Varför vi

Vi har gjort resan själva. MSP Nordics driver hela sin verksamhet i HaloPSA – servicedesk, avtal, tidrapportering och fakturering.

Vi är Nordens största distributör av Halo och arbetar på svenska, norska, danska och engelska i er tidszon.

Behöver ni först avgöra om ni ska byta finns jämförelsen mot ConnectWise och mot Autotask. Vill ni först reda ut vad ett PSA ska göra finns genomgången under PSA.