HaloPSA

HaloPSA är ett komplett PSA-system (Professional Services Automation) för IT-tjänsteleverantörer och MSP-bolag. Plattformen samlar hela affären i ett verktyg – servicedesk, avtal, tidrapportering, fakturering, projekt och uppföljning – i stället för fyra system som nästan pratar med varandra.

Skillnaden mot ett rent ärendehanteringssystem är att HaloPSA vet vad varje timme är värd. Ett ärende bär med sig kund, avtal, pris och tid hela vägen fram till fakturarad. Det är därför ni kan se lönsamhet per kund i stället för att gissa.

Vi driver hela vår verksamhet i HaloPSA

Det här är inte en produkt vi läst in oss på. MSP Nordics kör hela sin egen verksamhet i HaloPSA – vår servicedesk, våra avtal, vår tidrapportering och vår fakturering.

Det innebär att vi har stött på samma saker som ni kommer att stöta på. Vi vet vilka konfigurationer som håller när kundstocken växer, var avtalsmodellen brukar krocka med verkligheten, och vilka automatiseringar som faktiskt sparar tid – till skillnad från dem som ser bra ut i en demo.

När ni frågar oss hur något fungerar i skarpt läge får ni svar från någon som gjorde det i morse.

Därför väljer nordiska MSP:er HaloPSA

Allt ingår. Ingen modulprislista och inga tillägg när ni vill börja använda projekthantering eller offertflöden. Funktionaliteten finns där från start.

Ni konfigurerar själva. Avtalstyper, prislistor, arbetsflöden och portaler byggs om av er egen personal. Ni behöver inte boka konsulttid för att lägga till ett fält.

Från ärende till faktura utan omväg. Tid registreras på ärendet, prisslätts mot avtalet och blir en fakturarad. Ingen export till Excel, ingen manuell avstämning i slutet av månaden.

Lönsamhet per kund, inte bara omsättning. Ni ser vilka kunder som bär sig och vilka som tär på marginalen – innan avtalet ska omförhandlas, inte efteråt.

Multi-tenant från grunden. Varje kund får egen portal, egna SLA:er och egen avtalsstruktur, men allt hanteras från samma vy.

Funktioner i HaloPSA

Ärendehantering och servicedesk. Omnikanal via e-post, kundportal, telefon, chatt och Microsoft Teams. Automatisk kategorisering och tilldelning per kund, avtal och prioritet.

Avtals- och prishantering. Fastprisavtal, löpande räkning, timbanker, blockavtal och återkommande tjänster i samma modell. Olika prislistor per kund, tjänst och tid på dygnet.

Tidrapportering. Tid registreras direkt på ärendet eller projektet, med timer eller efterhandsregistrering. Debiterbar och icke-debiterbar tid skiljs åt automatiskt utifrån avtalet.

Fakturering. Fakturaunderlag genereras från tid, avtal, licenser och återkommande tjänster. Återkommande fakturering körs schemalagt, och avvikelser flaggas innan de går i väg till kund.

Offert och försäljning. Offerter byggs från produktkatalog och prislistor, godkänns digitalt av kunden och blir order utan att någon skriver av uppgifterna igen.

Projekthantering. Faser, milstolpar, budget och resursplanering. Projekttid löper in i samma faktureringsflöde som övrig tid.

Tillgångs- och kontraktshantering. Hårdvara, licenser, garantier och förnyelsedatum per kund. Ni får påminnelse innan en licens förnyas automatiskt – inte efter.

Kundportal. Vitmärkt portal där kunden anmäler ärenden, följer status, ser sina tillgångar och godkänner offerter. En märkbar skillnad i hur professionell leveransen upplevs.

Rapportering och dashboards. Lönsamhet per kund och avtal, debiteringsgrad per tekniker, SLA-efterlevnad och ärendevolym över tid. Underlag som håller för styrelsemötet.

Integrationer – inklusive svenska ekonomisystem

Det här är frågan de flesta nordiska MSP:er ställer först, och som internationella leverantörer sällan har ett bra svar på.

HaloPSA kan integreras mot Fortnox, Visma och Pyramid ERP. Fakturaunderlag skapas i HaloPSA och förs över till ert ekonomisystem utan manuell inmatning. Det är skillnaden mellan en faktureringsdag i månaden och en halvtimme.

Utöver det finns integrationer mot RMM- och säkerhetsverktyg som NinjaOne, Hudu, SentinelOne, ThreatLocker, Huntress, Keeper, NAKIVO och MSP360, samt mot Microsoft 365, Entra ID, Teams, Azure DevOps och Jira. Larm från övervakningen blir ärenden automatiskt, med rätt kund och rätt avtal på plats från början.

Behöver ni något som inte finns färdigt finns ett öppet REST-API. Vi har byggt sådant åt oss själva och kan bygga det åt er.

HaloPSA eller HaloITSM – vilket passar er?

Den vanligaste frågan vi får, och skillnaden är enklare än många tror.

HaloPSA är för er som levererar IT-tjänster till externa kunder som betalar faktura. Fokus ligger på avtal, tid, fakturering och lönsamhet per kund.

HaloITSM är för interna IT-avdelningar som levererar till den egna organisationen. Fokus ligger på ITIL-processer, intern SLA-uppföljning och tjänstekatalog.

Fakturerar ni för ert arbete? HaloPSA. Gör ni inte det? HaloITSM. Vi säljer båda och har ingen anledning att styra er fel.

Varför MSP Nordics som partner?

Halo säljs av många. Distribueras av få. Och ingen i Norden har gjort det lika länge som vi.

Halo lanserade sin produktsvit 2019. Samma år blev MSP Nordics distributör i Norden. Vi är idag regionens största distributör av plattformen, auktoriserad för Sverige, Norge, Danmark, Finland och Island, och utsedd av Halo till Specialist Partner. Det behöver ni inte ta vårt ord på – se vår partnerprofil hos Halo.

För er som MSP betyder det konkret:

• Vi kör själva i systemet. Sju år med HaloPSA i skarp drift, i vår egen verksamhet. Vi har gjort misstagen så att ni slipper.
• Vi kan MSP-affären, inte bara programvaran. Avtalsmodeller, prisstruktur och debiteringsgrad är vårt eget vardagsproblem också.
• Vi tar hela migreringen. Kunder, avtal, tillgångar, ärendehistorik och prislistor.
• Vi finns i er tidszon. Support på svenska, norska, danska och engelska.
• Vi rådger om licensiering. Rätt antal agenter från början. Det är billigare att tänka efter före.

Byter ni från ett annat PSA-system?

De flesta MSP:er som hör av sig sitter redan i något. Här är vad de brukar berätta för oss.

Från Autotask handlar det oftast om licenskostnad i förhållande till nytta, och om att paketeringen styr mer än man vill.

Från ConnectWise PSA om komplexitet och om hur mycket arbete varje förändring i konfigurationen kräver.

Från Datto PSA om prisutveckling och om beroendet av en enskild leverantörs samlade verktygslåda.

Från Jira om att verktyget är byggt för utveckling snarare än för kundleverans – avtal, tid och fakturering saknas där affären finns.

Från egenbyggda lösningar och Excel om att det fungerade fint upp till en viss storlek, och sedan slutade göra det. Ofta någonstans runt tjugo kunder.

Vi tar fullt ansvar för migreringen: kunder, kontaktpersoner, avtal, prislistor, tillgångar och ärendehistorik. Testmigrering först, verifiering tillsammans med er, skarp övergång sedan. Vid behov kör vi parallellt under en period så att ingen fakturering hamnar mellan stolarna.

Så går en implementation till

Behovsanalys. Vi går igenom er affärsmodell, avtalstyper, kundstock och verktygsstack. Kostnadsfritt.

Demo i er kontext. Vi visar systemet utifrån era avtal och era flöden, inte en generisk miljö.

Testmiljö. Trettio dagars kostnadsfri utvärdering med samtliga moduler aktiverade.

Konfiguration. Avtalsmodeller, prislistor, SLA:er, kundportal, automatiseringar och integrationer mot RMM och ekonomisystem.

Migrering. Data flyttas från ert nuvarande system med testmigrering och verifiering först.

Utbildning och drift. Utbildning av tekniker och administratörer, därefter löpande support och vidareutveckling.

En mindre MSP kan vara igång på några veckor. En större verksamhet med komplexa avtal, många integrationer och historik att flytta tar vanligtvis två till tre månader.

Vanliga frågor om HaloPSA

Vad kostar HaloPSA?
Licensiering sker per agent, alltså per person som arbetar i systemet. Era kunder kostar ingenting. Priset beror på antal agenter och avtalslängd. Hör av er så får ni ett konkret pris, inte ett spann.

Kan HaloPSA integreras mot Fortnox eller Visma?
Ja. HaloPSA kan integreras mot Fortnox, Visma och Pyramid ERP så att fakturaunderlag förs över utan manuell inmatning. Vi hjälper till med uppsättningen.

Använder MSP Nordics HaloPSA själva?
Ja, hela vår verksamhet ligger i systemet – servicedesk, avtal, tidrapportering och fakturering. Det är också därför vi kan svara på hur saker fungerar i praktiken och inte bara i demomiljö.

Finns HaloPSA på svenska?
Ja, och kundportalen kan sättas upp på flera språk parallellt – praktiskt om ni har kunder i flera nordiska länder.

Var lagras datan?
HaloPSA kan driftas inom EU, i egen molnmiljö i Azure, AWS eller Google Cloud, eller helt on-premise.

Hur lång tid tar en migrering från Autotask eller ConnectWise?
Vanligen sex till tolv veckor beroende på datamängd, antal avtal och integrationer. Kartläggningen tar längst tid – själva migreringen går fort.

Följer avtal och prislistor med i migreringen?
Ja. Kunder, kontaktpersoner, avtal, prislistor, tillgångar och ärendehistorik migreras. Vi går tillsammans igenom hur långt bak i tiden det är meningsfullt att gå.

Kan vi testa innan vi bestämmer oss?
Ja. Trettio dagars kostnadsfri testmiljö med alla moduler aktiverade. Vi kan lägga in ett urval av er faktiska data så att ni utvärderar mot verkligheten.

När passar HaloPSA inte?
Driver ni en mycket liten verksamhet med få kunder och enkla avtal kan ett renodlat ärendehanteringssystem räcka längre än man tror. Hör av er ändå – vi säger till om vi tycker att ni ska avvakta.