Om kunden

OptiGroup AB är en av Nordeuropas ledande distributörer av förbrukningsmaterial för industri, kontor och fastighet med verksamhet i ettflertal länder. Med ett brett produktsortiment, komplexa logistikflöden och tusentals slutkunder ställer verksamheten höga krav på en stabil ochvälorganiserad IT-miljö. IT-avdelningen fungerar som ett nav för hela organisationens operativa förmåga, och förväntningarna på snabb och korrekt support är höga i varje led.

Utmaningar och bakgrund

När OptiGroup vände sig till MSP Nordics stod de inför en situation som är vanlig i snabbt växande organisationer: IT-servicehanteringenhade vuxit organiskt och präglades av otydliga processer, bristande spårbarhet och en stor variation i hur ärenden hanterades beroende på vem som tog emotdem. Det saknades en gemensam struktur som kunde bära upp en organisation av deras storlek och komplexitet. Medarbetarnas förväntningar på IT-stödet ökade,men verktygen och arbetssätten hade inte hängt med i tillväxten.

Dessutom behövde OptiGroup ett bättre underlag för att kunna mäta och förbättra sin IT-leverans över tid. Utan tydlig data om ärendeflöden,svarstider och återkommande problemtyper var det svårt att prioritera rätt insatser och argumentera för resurser internt.

Hur MSP Nordics bidrog

MSP Nordics inledde samarbetet med en grundlig behovsanalys där vi tillsammans med OptiGroups IT-organisation kartlade befintligaprocesser, identifierade kritiska flaskhalsar och definierade vad en framgångsrik IT-service skulle innebära för dem. Utifrån den analysen tog vi fram en strukturerad plan för hur IT-servicehanteringen skulle byggas om från grunden, med tydliga processer, definierade ansvarsområden och ett enhetligt arbetssätt.

Implementeringen genomfördes i nära dialog med verksamheten för att säkerställa att lösningen inte bara fungerade tekniskt utan ocksåanpassades till hur OptiGroups medarbetare faktiskt arbetar. Vi lade stor vikt vid att skapa en helhet där alla delar hänger ihop – från hur ett ärende skapasoch prioriteras till hur det eskaleras, löses och följs upp.

Vi bidrog också med vår breda kompetens kring IT-serviceprocesser och delade med oss av best practice från branschen, vilkethjälpte OptiGroup att bygga en IT-organisation som inte bara löser dagens problem utan är rustad för morgondagens utmaningar.

Resultat och framtida möjligheter

Samarbetet har resulterat i en markant förbättring av hur IT-service levereras internt. Ärendehanteringen är nu strukturerad ochförutsägbar, och medarbetarna vet vad de kan förvänta sig. Ledningen har fått tillgång till ett meningsfullt underlag för att följa upp och förbättra leveransen löpande, och IT-teamet kan arbeta mer proaktivt istället för att ständigt vara i reaktivt brandkårsläge.

Framåt ser MSP Nordics och OptiGroup goda möjligheter att fördjupa samarbetet och fortsätta utveckla IT-organisationens förmåga i taktmed att verksamheten växer och förändras. Det strategiska partnerskapet är utformat för att hålla över tid.

Kompetensområden:

IT-servicehantering, Processstruktur, Verksamhetsanpassadimplementation