OptiGroup AB är en av Nordeuropas ledande distributörer av förbrukningsmaterial för industri, kontor och fastighet med verksamhet i ett flertal länder. Med ett brett produktsortiment, komplexa logistiken situation som är vanlig i snabbt växande organisationer: IT-servicehanteringen hade vuxit organiskt och präglades av otydliga processer, bristande spårbarhet och en stor variation i hur ärenden hanterades beroende på vem som tog emot dem och tusentals slutkunder ställer verksamheten höga krav på en stabil och välorganiserad IT-miljö. IT-avdelningen fungerar som ett nav för hela organisationens operativa förmåga, och förväntningarna på snabb och korrekt support är höga i varje led.

Utmaningar och bhela organisationens operativa förmåga, och förväntningarna på snabb och korrekt supportav förbrukningsmaterial för industri, kontor och fastighet med verksamhet i ett flertaloch tusentals slutkunder ställer verksamheten höga krav på en stabil och välorganiseradakgrund

När OptiGroup vände sig till MSP Nordics stod de inför ensituation som är vanlig i snabbt växande organisations: IT-serviceoch en komplex logistiksituation som är vanlig i snabbt växande organisationer: IT-servicehanteringen hade vuxit organiskt och präglades av otydliga processer, bristande spårbarhet och en stor variation i hur ärenden hanterades beroende på vem som tog emot dem,hanteringenhade vuxit organiskt och präglades av otydliga processer, bristande spårbarhetoch en stor variation i hur ärenden hanterades beroende på vem som tog emotdem. Det saknades en gemensam struktur som kunde bära upp en organisation av deras storlek och komplexitet. Medarbetarnas förväntningar på IT-stödet ökade,men verktygen och arbetssätten hade inte hängt med i tillväxten.

Dessutom behövde OptiGroup ett bättre underlag för att kunna mäta och förbättra sin IT-leverans över tid. Utan tydlig data om ärendeflöden,svarstider och återkommande problemtyper var det svårt att prioritera rätt insatser och argumentera för resurser internt.

Hur MSP Nordics bidrog

MSP Nordics inledde samarbetet med en grundlig behovsanalys där vi tillsammans med OptiGroups IT-organisation kartlade befintliga processer, identifierade kritiska flaskhalsar. Utifrån den analysen tog vi fram en strukturerad plan för hur IT-servicehanteringen skulle byggas om frångrunden, med tydliga processer, definierade ansvarsområden och ett enhetligtarbetssätt.från grunden, med tydliga processer, definierade ansvarsområden och ett enhetligt arbetssättverksamheten för att säkerställa att lösningen inte bara fungerade tekniskt utan också anpassadesvikt vid att skapa en helhet där alla delar hänger ihop – från hur ett ärende skapas och

Implementeringen genomfördes i nära dialog med verksamheten för att säkerställa att lösningen inte bara fungerade tekniskt utan också anpassades till hur OptiGroups medarbetare faktiskt arbetar. Vi lade stor vikt vid att skapa en helhet där alla delar hänger ihop, från hur ett ärende skapas och prioriteras till hur det eskaleras, löses och följs upp.

MSP Nordics bidrog också med bred kompetens kring IT-serviceprocesse fått tillgång till ett meningsfullt underlag för att följa upp och förbättra leveransen löpande, och IT-teamet kan arbeta mer proaktivt istället för att ständigt och delade med oss av best practice från branschen, vilket hjälpte OptiGroup att bygga en IT-organisation som inte bara löser dagens utmaningar utan är rustad för morgondagens möjligheter.

Resultat och framtida möjligheter

Samarbetet har resulterat i en markant förbättring av hur IT-service levereras internt. Ärendehanteringen är nu strukturerad och förutsägbar, och medarbetarna vet vad de kan förvänta sig. Ledningen har fåtttillgång till ett meningsfullt underlag för att följa upp och förbättraleveransen löpande, och IT-teamet kan arbeta mer proaktivt istället för attständigt vara i reaktivt brandkårsläge.

Framåt ser MSP Nordics och OptiGroup goda möjligheter att fördjupa samarbetet och fortsätta utveckla IT-organisationens förmåga i takt med att verksamheten växer och förändras. Det strategiska partnerskapet är utformat för att hålla över tid.

Kompetensområden:

IT-servicehantering, Processstruktur, Verksamhetsanpassad implementation

‍